2025年５月23日現在、ChatGPTなどのAIツールを使ってさまざまな文章を作る場合があり、多くの方が活用しているかと思います。
そんな中、例えば会社を休むと言った理由をメールで上司や同僚に送る際に、どのように書いていったらよいのか、筆が止まってしまうことがあるかもしれません
また風邪をひいているときに文章を考えるのもつらい場合があるかと思います。
そこでChatGPTでメール文章をアシストしてもらい、効率的にメール作成を行う方法について以下に記載して行きます。
ChatGPTの始め方
ChatGPTを使う際には、まずはアカウントを取得する必要があります。
ChatGPTのトップ画面にアクセスし、右上の「新しいアカウントを作成する」から無料でアカウントを作成してください。
アカウントは無料で作成できます。
またGoogleやMicrosoft、Appleのアカウントを使ってログインすることもできます。
ChatGPTでのメール文書作成の基本的な手順
ChatGPTでメール文章を作成する際の基本的な手順は以下のとおりです。
- まずは、メールに含めたい内容を箇条書きで指定して命令をする
- 出てきた内容に対して、追加で含めたい文言・書き直したい部分を指定して、追加で命令をする
メールに追加で含めたい内容を箇条書き指定してあげるとよい良い文面になりやすいです。
メール完成まで、追加で含めたい内容の指定・書き直しをしたい箇所を繰り返し伝えて、完成させていきます。
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ChatGPTで上司に会社を休むメールを送る場合の作成例
ここではChatGPTで上司に会社を休むメールを送る場合を想定して、作成の様子を順を追って記載します。
まずは以下のようなプロンプトを用意します。
以下の内容のメール文を作ってください。
・今日一日だけ休みをもらう
・上司に向けたメールの文面にする
・取引先には自分が休む旨は連絡済み
・追加で休む場合は改めて連絡をする
ChatGPTにこの命令をしたら以下のような結果が返ってきました
メール文章を確認すると、命令した項目が含まれており一般的なお休みする際のメールに仕上がっているのが分かります。
これでも悪くはないですが、追加で以下の内容を命令します。
以下の内容をさらに付け加えてもう一度作り直してください
・件名は「体調不良によるお休みの連絡」
・昨夜から具合が悪くなり本日の熱を測ったところ37.5℃
・進行中の案件については取引先に連絡済みなので影響はない
ChatGPTにこの追加の命令をしたら以下のような結果が返ってきました。
最初に作ったメールの文章と2回目に作成したメールの文章で比べてみると、だいぶ印象が良くなったと思います。
メールの件名が追加され、体調不良により休む旨も追加されています。
また、自分が指定した文言を追加するのみでなく、「大事を取って休む」と言った文言もChatGPT側で判断して追記してくれています。
「進行中の案件については取引先に連絡済みなので影響はない」という修正の文言もAI側で判断して、正しい箇所を修正できているように思われます。
このように、ChatGPTと対話をしていき、追加と修正作業を進めながら文章を完成し、最後に目を通して細かい部分を手作業で修正していけば完成となります。
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ChatGPTで同僚に会社を休むメールを送る場合の作成例
さらに上記で作成したメールの文章を、同僚（部下）に連絡する形に変更しています。
プロンプトには以下のように、命令しました。
メールの内容を部下に連絡する文体に作り直してください。
ChatGPTにこの追加の命令をしたら以下のような結果が返ってきました
上司に向けたメールの文面に比べると、部下向けのメールは親しみのある感じに変更されているのがわかります。
風邪を引いている時に、部下向けのメールまで作成するとかなりしんどいかと思いますが、ChatGPTには「部下に連絡する文体に作り直して」と伝えただけでこの精度のメールを作成してくれます。
文書作成におけるChatGPTの特徴
このようにChatGPTはフォーマルな文章を作成するのが得意であり、謝罪やクレーム対応やストーリーなどの一般的な文章作成の助けになるかと思います。
ただし、恋愛などの感情を伝える文章、微妙なニュアンスで伝わる内容がガラッと変わってしまうような文章作成は調整が必要なようです。
会長就任の挨拶・結婚式の挨拶文など一般的な文書作成で詰まってしまう場合や、たたき台などのアイディア出しで役に立つのかなという印象です。
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まとめ
本記事では、ChatGPTでメール文章をアシストしてもらい、効率的に用件を伝える方法について記載していきました。
この記事が参考になれば幸いです。